Pourquoi choisir un espace de coworking plutôt qu’un autre espace de travail ?

La Ville est Belle

5 févr. 2024

espace coworking versus bureau traditionnel

Dans un environnement entrepreneurial en constante évolution, dirigeants et indépendants doivent faire face à une multitude de décisions stratégiques. Le choix de l’emplacement de ses bureaux fait partie de ces décisions. 

Une variété de solutions se présentent aujourd’hui à eux et leurs équipes : bureau à domicile (full-remote), bureaux virtuels, espaces de travail traditionnels, incubateurs (et accélérateurs) et espaces de coworking. Ainsi, il va être judicieux d’évaluer précisément les besoins avant de faire ce choix. Faisons un tour d’horizon et un comparatif de ces types de bureaux et déterminons, ensemble, les avantages et inconvénients de chacun.

Choisir le bureau à domicile

Lorsque l’on démarre son activité, le bureau à domicile est souvent privilégié pour des raisons économiques et de simplicité administrative. Il est plus facile, pour un entrepreneur, de mobiliser une pièce de sa maison pour la convertir en bureau d’entreprise. Les ressources essentielles (ordinateur, téléphone, internet ou encore machine à café) sont déjà disponibles pour le lancement. De plus, les solutions numériques open-source donne la possibilité de monopoliser ses investissements sur le cœur de son activité sans besoin d’investissements conséquents. 

Les avantages du bureau à domicile

  • Facilité de démarrage : les bureaux à domicile offrent une option facile et économique pour les entrepreneurs, débutants ou confirmés.

  • Flexibilité du temps de travail : l’amplitude horaire accordée à son activité est plus facilement ajustable à domicile (pas de contrainte horaires des lieux). 

Les inconvénients du bureau à domicile

  • Équilibre travail/vie professionnelle : il peut être difficile de maintenir un équilibre entre le travail et sa vie personnelle lorsque le lieu de travail est à la maison. 

  • Environnement isolé : ce type d’espace peut générer un environnement isolé, avec peu d’interactions professionnelles, et est sujet aux distractions. 

Choisir le bureau virtuel

De plus en plus prisée par les entrepreneurs et les start-ups, les bureaux virtuels offrent la possibilité d’acquérir un espace formel, généralement situé dans un quartier commerçant ou un bureau d’affaire, sans nécessiter d’être présent physiquement quotidiennement. En proposant une adresse fiscale, un numéro de téléphone exclusif et une gestion intégrée de la correspondance, cela donne une image plus professionnelle à l’entreprise.

Les avantages du bureau virtuel

  •  Image plus professionnelle : offre une image d’entreprise forte grâce à une adresse fiscale et un numéro de téléphone unique, même si l’entrepreneur n’est pas physiquement présent tous les jours. 

  • Réduction des coûts : permet moins de coûts et de dépenses liés à un bureau physique traditionnel.

Les inconvénients du bureau virtuel

  • Limitation physique : l’entrepreneur n’a pas de présence physique quotidienne dans l’espace, ce qui peut limiter les interactions directes avec les clients et les collègues. 

  • Déconnexion potentielle : peut entraîner une déconnexion physique avec le lieu de travail réel. 

Choisir le bureau physique (ou bureau traditionnel)

C’est la forme la plus traditionnelle de bureaux. Recommandé pour les entreprises matures ou en pleines croissances avec une équipe, le choix de posséder ses propres bureaux offre un avantage significatif. Le bureau traditionnel favorise la communication entre les collaborateurs, apporte une stabilité à l’entreprise et facilite les contacts. Au-delà de ces aspects, il offre la liberté de personnalisation à l’image de marque de l’entreprise tout en apportant un confort accru aux membres.

Les avantages du bureau traditionnel

  • Stabilité et personnalisation : possède une adresse physique facilement matérialisable pour les clients et les équipes. Il permet de le configurer à son image tout en offrant une communication interne améliorée. 

  • Image professionnelle : avoir son propre bureau transmet une image plus formelle et professionnelle aux clients. 

Les inconvénients d’un bureau traditionnel

  • Coûts élevés : le coût de la location ou de l’achat d’un bureau propre est souvent élevé, ce qui peut représenter une charge financière importante. Il en est de même pour les charges physiques (électricité, eaux, internet, etc.) et variables. 

  • Processus complexe : le processus de location ou d’achat de son bureau implique certaines contraintes telles que des dépôts, des garanties financières, de la documentation et des démarches administratives. 

  • Manque de flexibilité : contraint par les espaces loués, il n’est pas possible de pousser les murs en cas d’une augmentation de l’effectif.

Choisir un incubateur ou un accélérateur 

Parmi les soutiens les plus prisés par les entrepreneurs et les start-ups se trouve les incubateurs et les accélérateurs. Ces organisations sont spécialement conçues pour apporter leur aide aux entreprises qui sont, soit au stade initial de leur création (incubateurs d’entreprises), soit en phase de croissance (accélérateurs d’entreprises). Ces programmes comprennent souvent des concours ouverts où les gagnants présentant les idées les plus captivantes ou innovantes sont accueillis. En plus de bénéficier de ressources financières, matérielles, de mentorat et de surveillances, les entrepreneurs peuvent également avoir accès à des espaces de travail dédiés pour développer leurs projets. 

Les avantages des incubateurs et accélérateurs

  • Soutien complet : ils offrent un soutien financier, matériel et humain aux entrepreneurs et start-ups. 

  • Opportunité d’apprentissage : ils fournissent des opportunités d’apprentissage à travers des concours, des séminaires et des espaces d’expérimentations. 

Les inconvénients des incubateurs et accélérateurs

  • Compétition accrue : la participation à des concours peut être compétitive, avec seulement quelques gagnants.

  • Limitation temporelle : certains programmes peuvent avoir des limites de temps d’incubation et de ressources. 

Choisir un espace de coworking

L’émergence des espaces de coworking représente une alternative de plus en plus prisée par les entrepreneurs, les start-ups et les indépendants. Cette méthode consiste à partager un espace de travail avec d’autres individus et fondateurs de sociétés, offrant une solution particulièrement avantageuse pour les TPE et PME, où les coûts de la location sont significativement inférieurs à ceux de bureaux traditionnels. Le coworking offre l’accès à diverses ressources telles que des salles de conférence, des salles de réunion, le Wi-Fi, des scanners et imprimante ainsi qu’une cafétéria. Ce modèle présente plusieurs avantages, notamment une flexibilité de travail appréciable, un environnement confortable et bien aménagé offrants toutes les commodités nécessaires. 

Les avantages d’un espace de coworking

  • Coûts abordables : coût de location inférieur à celui d’un bureau traditionnel avec une approche plus flexible des contrats pour une gestion financière plus agile.

  • Réseau professionnel : permet d’établir un réseau de contact, de partager des expériences et de créer des opportunités professionnelles. 

  • Une animation avec une programmation dédiée aux membres mais aussi ouverte aux externes qui peut favoriser davantage les rencontres et synergies mais aussi la fidélisation des locataires pour l’espace de coworking et de ses salariés pour les sociétés membres (attractivité). A développer…

Les inconvénients d’un espace de coworking

  • Environnement partagé : bien que stimulant, le partage d’espace peut parfois être bruyant et peut entrainer des distractions. 

  • Limitation de personnalisation : ce type d’espace offre mois de possibilités de personnalisation de l’espace par rapport à un bureau traditionnel.  

Quel que soit le type d’espace de travail envisagé, le choix doit prendre en compte plus de facteurs essentiels.

  • La nature du produit ou service développé : elle permettra de cibler le public visé et le profil consommateur. Ces réflexions s’avèrent cruciales pour évaluer l’adéquation de l’espace de travail choisi au développement futurs des produits pour éviter des complications (espaces, bureaucratie, etc.). 

  • Déterminer les ressources dont il a besoin : il est nécessaire de bien lister les ressources nécessaires au bon fonctionnement de son activité (équipements, proximité, parking, etc.) et de faire le distinguo avec les désirs. 

  • Établir son budget : étape essentielle, le budget est une part importante de la décision. Il ne faut pas rechercher la solution la moins chère mais plutôt évaluer le rapport coût/bénéfice de chaque option pour déterminer si elle justifie les dépenses. 

  • Anticiper en pensant à moyen terme : lors d’un démarrage d’activité, et en raison des évolutions de son activité, le risque est de penser son espace à court terme sans anticiper les évolutions futures. Il est donc judicieux de considérer les avantages des différents espaces de travail sur une période de 12 mois. 

  • L’emplacement de l’espace de travail : prenez en compte l’emplacement de votre futur lieu de travail par rapport à votre activité en considérant le quartier, l’accessibilité, la concurrence locale, la sécurité, le transport et d’autres éléments significatifs. 

  • La culture de votre entreprise : ne négligez pas la culture d’entreprise que vous souhaitez insuffler. En choisissant un environnement de travail positif et à votre image, vous reflèterez des valeurs fondamentales auprès de vos salariés et clients.  

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